Yrittäjä saa maksumuistutuksen. Usein kiireinen yrittäjä maksaa laskun saamallaan maksumuistutuksella ja toimittaa sen muiden tositteiden mukana kirjanpitäjälleen. Osasta maksumuistutuksista puuttuu alkuperäisen laskun tietoja ja siksi ne eivät usein kelpaa kirjanpitäjälle sellaisenaan. Kirjanpidon tositteilta edellytetään lain mukaisia merkintöjä, jotta esimerkiksi arvonlisäveron voisi vähentää. Alla on muistilista tiedoista, jotka laskulla tulee arvonlisäverolain mukaan olla. Listan avulla voi myös tarkistaa, ovatko omat myyntilaskusi säännösten mukaiset.
Laskulla tulee näkyä:
- Laskun antamispäivä (kuten laskun kirjoitus- tai tulostamispäivä)
- Juokseva tunniste eli laskunumero
- Myyjän arvonlisäverotunniste (kotimaan kaupassa y-tunnus, ulkomaankaupassa arvolisäverotunnus eli FI + y-tunnus ilman väliviivaa)
- ostajan arvonlisäverotunniste, jos kyse on käännetyn verovelvollisuuden tilanteista tai tavaroiden yhteisömyynnistä
- myyjän sekä ostajan nimi ja osoite
- tavaroiden määrä ja laji tai palvelun laajuus ja laji (tavara tai palvelu voidaan kuvata myös viittaamalla esimerkiksi sopimukseen tai tilaukseen)
- tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
- veron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa
- verokanta (vain jos myyjä on velvollinen suorittamaan myynnistä veroa)
- suoritettavan veron määrä (suositeltavaa mutta ei välttämätöntä merkitä verokannoittain)
- merkintä myynnin verottomuudesta (esimerkiksi ”veroton myynti” tai ”käännetty verovelvollisuus” jos ostaja on verovelvollinen)
Kirjanpidossa tulisi aina olla tositevaatimukset täyttävä tosite ja siten aina on hyvä pyytää toimittajalta laskukopio. Silloin, jos lasku on kadonnut, eikä uutta saada, voidaan tehdä kirjaus muistutuksella ja/tai yrittäjän vahvistamalla selvityksellä. Tällöin arvonlisäveroa ei saa vähentää ja tämä on hyvä pitää aina mielessä. Mikäli tällä tavoin kirjattuja tapahtumia on kirjanpidossa paljon, voidaan se mahdollisessa verotarkastuksessa tulkita tahalliseksi ja katsoa kuititta kirjatut erät yrittäjän omiksi nostoiksi.
